Những lợi ích của biên mục tập trung trên cơ sở biên mục hợp tác tại các thư viện

Sự phát triển của khoa học – công nghệ, sự đa dạng trong nhu cầu tin của người dùng và quá trình toàn cầu hóa đã tác động không nhỏ tới hoạt động thông tin – thư viện nói chung và hoạt động biên mục nói riêng. Nếu như trước đây, hoạt động biên mục tại các thư viện được triển khai một cách thủ công và mang tính đơn lẻ thì từ nửa sau TK XX, cộng đồng thư viện thế giới đã chứng kiến sự phát triển đột biến trong lĩnh vực biên mục, trong đó phải kể đến sự liên kết, hợp tác và chia sẻ kết quả biên mục giữa các thư viện. Từ đó, khái niệm Biên mục tập trung, Biên mục hợp tác đã ra đời. Tuy nhiên, hiện nay, nhiều người vẫn nhầm tưởng Biên mục tập trung chính là Biên mục hợp tác. Bởi hai hình thức biên mục này đều liên quan đến ít nhất từ hai thư viện trở lên và hai thuật ngữ nghe có vẻ đồng nghĩa. Nhưng thực chất, Biên mục tập trung và Biên mục hợp tác là hai khái niệm hoàn toàn khác biệt. Bài viết làm rõ khái niệm biên mục tập trung, biên mục hợp tác và những lợi ích của biên mục tập trung trên cơ sở biên mục hợp tác.

1. Biên mục tập trung

Thuật ngữ Biên mục tập trung đã được nhiều tác giả định nghĩa trong các tài liệu khác nhau. Trong đó tập trung theo 2 xu hướng chính: xu hướng thứ nhất coi biên mục tập trung là việc biên mục được tiến hành tại một điểm trung tâm; xu hướng thứ hai coi biên mục tập trung không chỉ là việc biên mục được tiến hành tại một điểm trung tâm mà có thể chỉ là việc cung cấp các dịch vụ biên mục được thực hiện tại một điểm trung tâm.

TS. Daniel G. Dorner – Giảng viên khóa Tập huấn Sử dụng Quy tắc biên mục “Mô tả và truy cập tài nguyên”

Ấn bản RDA tiếng Việt – Ảnh: Hồng Vân

Ở xu hướng thứ nhất, một số định nghĩa về Biên mục tập trung đã được nêu như sau: Biên mục tập trung là việc một cơ quan biên mục trung tâm chuẩn bị biểu ghi thư mục cho các tài liệu thư viện và phân phối chúng ở dạng in hoặc máy tính có thể đọc được cho các thư viện thành viên trong hệ thống. Việc biên mục tất cả tài liệu của hệ thống được thực hiện tại một điểm nên đảm bảo được tính thống nhất trong toàn bộ hệ thống (1). Biên mục tập trung là biên mục được thực hiện bởi một đơn vị trung tâm trong một hệ thống thư viện lớn. Biên mục được thực hiện tập trung vì vậy tất cả các thư viện trong hệ thống có thể được hưởng lợi ích từ đó  và tránh được sự trùng lặp các công việc giống nhau (2). Biên mục tập trung là việc biên mục sẽ được làm bởi một thư viện hoặc một dịch vụ biên mục đặc biệt và phục vụ cho nhiều thư viện. Việc biên mục này đòi hỏi sự đầu tư tập trung ở mức độ nhất định nên nó phù hợp với mạng lưới thư viện như mạng lưới các thư viện công cộng trung ương và các thư viện nhánh, hoặc thư viện đại học trung tâm và các thư viện khoa chuyên ngành trong nhiều đơn vị khác nhau của một trường đại học (3).

Ở xu hướng thứ hai, Biên mục tập trung được định nghĩa như sau: Biên mục tập trung là các dịch vụ biên mục sẽ được thực hiện từ một điểm trung tâm rồi cung cấp tới các khách hàng. Các dịch vụ này sẽ được sắp xếp từ biên mục giản đơn cho đến biên mục hoàn thiện tài liệu, kết quả là tạo ra các phiếu mục lục/biểu ghi có sẵn để được đưa thêm vào hệ thống mục lục/cơ sở dữ liệu của khách hàng (4). Biên mục tập trung là một thỏa thuận hợp tác cho việc chuẩn bị các biểu ghi thư mục được làm bởi một đơn vị và tất cả các đơn vị hợp tác đều có quyền truy cập (5).

Mặc dù có 2 xu hướng như vậy nhưng các nghiên cứu đều thống nhất cho rằng, biên mục tập trung bao gồm 3 nội dung cơ bản sau:

Thứ nhất, được triển khai trong các thư viện của cùng một hệ thống

Thứ hai, là hình thức sử dụng chung kết quả biên mục

Thứ ba, các công việc xử lý tài liệu được thực hiện tại một điểm trung tâm. Điểm trung tâm này có thể là một thư viện/đơn vị nằm trong hoặc ngoài hệ thống.

Tổng hợp các ý kiến nêu trên, tác giả rút ra định nghĩa: Biên mục tập trung là việc biên mục hoặc cung cấp các dịch vụ biên mục được thực hiện tại một điểm và kết quả của nó được sử dụng cho nhiều thư viện trong cùng hệ thống.

2. Biên mục hợp tác

Giống với Biên mục tập trung, Biên mục hợp tác cũng có nhiều định nghĩa khác nhau như: Biên mục hợp tác là một sự thỏa thuận trong đó thư viện hoặc hệ thống thư viện đồng ý tuân theo các thực hành biên mục đã được thiết lập và triển khai trong hệ thống hoặc tiện ích tự động tạo thuận lợi cho việc tạo ra các biểu ghi thư mục và kiểm soát tính nhất quán theo một khổ mẫu có thể chia sẻ được với các thư viện khác (6). Biên mục hợp tác là việc biên mục được thực hiện bởi một số thư viện, mỗi thư viện trong số đó sẽ công khai hoặc ngầm chấp  nhận các cam kết để nhận được lợi ích và đạt được hiệu quả cao hơn. Tất cả đều tham gia tích cực vào việc chuẩn bị phiếu mục lục/biểu ghi thư mục và có quyền chia sẻ. Các kết quả được phân phối một cách công bằng giữa các thư viện với nhau (7). Biên mục hợp tác là biên mục gốc được thực hiện thông qua hoạt động chung của một nhóm các thư viện độc lập để tạo ra các biểu ghi thư mục phù hợp với các thành viên của nhóm và đôi khi cả các thư viện không phải là thành viên (8). Biên mục hợp tác là việc tạo ra các điểm truy cập mục lục thông qua hoạt động chung của một vài thư viện nhằm tránh những công việc trùng lặp, là sự chia sẻ về chi phí và / hoặc nhân lực làm biên mục của một số thư viện để tránh sự trùng lặp khi làm những công việc giống nhau (9).

Tuy có nhiều cách giải thích khác nhau nhưng về cơ bản, các nghiên cứu trên đều thống nhất quan điểm cho rằng biên mục hợp tác bao gồm:

Thứ nhất, việc biên mục được thực hiện bởi 2 hay nhiều thư viện

Thứ hai, các thư viện đồng ý và tuân theo các cam kết trong việc biên mục để tạo lập các biểu ghi thư mục và kiểm soát tính nhất quán theo một khổ mẫu có thể chia sẻ được với các thư viện khác

Thứ ba, tất cả các thành viên đều có trách nhiệm và được hưởng lợi ích như nhau

Bà Kiều Thúy Nga – Giám đốc Thư viện Quốc gia Việt Nam và TS. Daniel G. Dorner
trao chứng chỉ cho các học viên khóa Tập huấn Sử dụng Quy tắc biên mục “Mô tả và truy cập tài nguyên”

Ấn bản RDA tiếng Việt.- Ảnh: Hồng Vân

Phân tích và tổng hợp các đặc điểm cho chúng ta thấy rằng, mặc dù biên mục tập trung và biên mục hợp tác có những sự tương đồng về mặt mục tiêu triển khai nhưng giữa chúng vẫn tồn tại một số điểm khác biệt. Cụ thể:

Như vậy, Biên mục tập trung và Biên mục hợp tác là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau. Biên mục tập trung là biên mục được thực hiện bởi một thư viện/đơn vị trung tâm và kết quả được sử dụng chung cho các thư viện thành viên trong cùng hệ thống. Còn Biên mục hợp tác là biên mục được thực hiện theo thỏa thuận của hai hoặc nhiều thư viện (có thể cả trong hoặc ngoài hệ thống) và lợi ích của mỗi thành viên tham gia là ngang nhau. Trong biên mục tập trung, hoạt động biên mục không đề cập đến vấn đề thương mại trong việc tạo lập và phân phối kết quả biên mục. Còn trong biên mục hợp tác, các thư viện sẽ chia sẻ chi phí cho các công việc tạo lập và tổ chức mục lục. Chính vì vây, biên mục hợp tác (Cooperative cataloguing) cũng có thể được gọi là biên mục chia sẻ (Shared cataloguing) (10).

3. Lợi ích của biên mục tập trung trên cơ sở hợp tác

Chúng ta đều biết rằng, không một thư viện nào có thể bổ sung tất cả tài liệu đã xuất bản cũng như xử lý chúng một cách hiệu quả được. Hội nhập, liên kết và chia sẻ chính là xu thế phát triển tất yếu của các thư viện trong hiện tại và tương lai. Chính vì vậy, biên mục tập trung cần được thực hiện trên cơ sở biên mục hợp tác (11). Điều này đã được khẳng định trong nhiều công trình nghiên cứu như: việc sao chép nhanh chóng các biểu ghi về tài liệu từ biên mục tập trung là không thể phủ nhận. Tuy nhiên, một dịch vụ sẽ là đầy đủ nhất nếu như nó được bắt nguồn từ việc biên mục trong một đơn vị trung tâm nhưng được hỗ trợ bởi biên mục hợp tác (12). Biên mục tập trung được triển khai trên cơ sở hợp tác giữa các thư viện sẽ giúp cho hoạt động biên mục đạt hiệu quả tốt nhất (13).

Vậy Biên mục tập trung được thực hiện trên cơ sở biên mục hợp tác sẽ mang lại những lợi ích gì?

Sử dụng tốt hơn các nguồn tài nguyên: Nếu như việc biên mục được tiến hành tại một thư viện trung tâm, đòi hỏi thư viện đó phải có sự đầu tư rất lớn cả về nhân lực, vật lực và nguồn tài chính. Mà chúng ta biết rằng, một thư viện dù có được đầu tư lớn đến cỡ nào cũng không bao giờ có thể đáp ứng đủ nhu cầu của người dùng. Chính vì vậy, việc hợp tác, trao đổi, chia sẻ trong biên mục sẽ giúp các thư viện tận dụng được các nguồn tài nguyên có sẵn ở mỗi thư viện, giảm bớt gánh nặng tài chính lên một thư viện, phát huy được sức mạnh tập thể và đặc biệt, có thể tận dụng được sự hỗ trợ của các học giả với tư cách là những nhà tư vấn cho cán bộ biên mục trên khắp cả nước chứ không phải chỉ tập trung tại một điểm trung tâm.

Chuẩn hóa các hoạt động biên mục: Mặc dù việc biên mục được thực hiện ở các thư viện khác nhau nhưng để có thể chia sẻ và dùng chung kết quả biên mục, các thư viện tham gia đều phải cam kết và tuân thủ theo các quy định, các chuẩn trong việc biên mục để tạo lập và kiểm soát tính nhất quán các biểu ghi thư mục. Bên cạnh đó, các kết quả biên mục sau khi được thực hiện bởi các thư viện thành viên sẽ được gửi về đơn vị trung tâm để kiểm soát và hiệu đính. Do đó, chất lượng biểu ghi biên mục đảm bảo tính thống nhất và chuẩn hóa.

Tiết kiệm chi phí: So với mô hình biên mục tập trung tại một điểm, việc biên mục theo mô hình này giúp tiết kiệm được kinh phí hơn trong việc thuê nhân sự biên mục, mua sắm trang thiết bị… bởi nó tận dụng được nguồn tài nguyên có sẵn của các thư viện. Bên cạnh đó, tiết kiệm được chi phí vận chuyển và tránh được các rủi ro hoặc sự chậm trễ trong việc gửi tài liệu đến đơn vị trung tâm.

Cải thiện chất lượng các dịch vụ thư viện: Do hoạt động theo cơ chế hợp tác với sự tham gia của nhiều thư viện nên các thư viện cũng không ngừng cải thiện chất lượng dịch vụ của mình, đặc biệt hướng tới phát triển các dịch vụ khai thác và phổ biến thông tin từ xa.

Triển khai xây dựng mục lục liên hợp một cách dễ dàng: Mỗi thư viện đều có cơ sở dữ liệu thư mục riêng của mình. Tuy nhiên, để triển khai biên mục tập trung trên cơ sở hợp tác, đòi hỏi cần có một công cụ giúp tập hợp toàn bộ cơ sở dữ liệu thư mục của các thư viện thành viên và tổ chức thành mục lục dùng chung nhằm chia sẻ kết quả biên mục giữa các thư viện. Mục lục liên hợp chính là giải pháp cho vấn đề này. Mục lục liên hợp tiếp nhận các thông tin biên mục từ các thư viện thành viên, tổ chức nhất quán hóa và tập hợp các thông tin trùng lặp, thông báo cho các thư viện thành viên khi có sự thay đổi, cũng như cung cấp các dịch vụ tra cứu thông tin cho các đối tượng người dùng. Thông qua hệ thống này, người dùng tin có thể tìm kiếm thông tin mình cần, cán bộ thư viện có thể tái sử dụng các kết quả biên mục, các thư viện thành viên có thể liên thông chia sẻ nguồn lực thông tin với nhau.

Như vậy, Biên mục tập trung trên cơ sở hợp tác là một mô hình biên mục mang lại rất nhiều lợi thế. Nó không chỉ giúp các thư viện giảm bớt được các chi phí không đáng có, tránh được sự trùng lặp trong công việc mà còn giúp chuẩn hóa và nâng cao chất lượng hoạt động biên mục. Chính vì vậy, đây là mô hình rất cần được nghiên cứu và triển khai trong các thư viện ở Việt Nam.

_______________

1, 6. Joan M. Reitz, ODLIS: Online Dictionary of Library and Information Science (ODLIS: Từ điển Khoa học Thông tin và Thư viện), 2002, abc-clio.com.

2. Dwijendranath Dutta, An introduction to library cataloguing (Nhập môn biên mục thư viện), The World Press Privated, Calcutta, 1958.

3, 7. Lydia de Queiros Sambaquy, Cooperative and centralized cataloguing (Biên mục tập trung và hợp tác), Conference on the development of Public Library Services in Latin America, Sao Paolo Brazil, 3-12-1951. 

4. Unit-8 Centralised Cataloguing, Cataloguing-in- Publication and Pre-Natal Cataloguing (Biên mục tập  trung, Biên mục trên xuất bản và Biên mục trước xuất bản), IGNOU, egyankosh.ac.in, 2017.

5. Josephine Riss Fang, Theoretical Aspects of Centralized Cataloguing and Interlibrary Loans (Các khía cạnh lý luận của biên mục tập trung và mượn liên thư viện), ERIC Clearinghouse, Washington, D.C, 1980.

8. Joan E. Schuitema, The Future of Cooperative Cataloging: Curve, Fork, or Impasse? (Tương lai của biên mục hợp tác: Khúc cong, ngã ba hay ngõ cụt), Cataloging and Classification Quarterly, 2010, tr.258-270.

9. Cooperative cataloguing, centralized cataloguing union catalogue and MARC project (Biên mục hợp tác, Biên mục tập trung, Mục lục liên hợp và dự án MARC), youtube.com, 28-6-2015.

10,13. Lonely Professional University, Library classification and cataloguing theory (Lý thuyết biên mục và phân loại thư viện), Sanjay Printers and Publishers, Delhi, 2012.

11. Anil Kumar Dhiman và Yashoda Rani, Learn Library Cataloguing (Tìm hiểu về Biên mục thư viện), Ess Ess Publications, 2005.

12. Lucile M. Morsch, Cooperation and Centralization (Hợp tác và tập trung hóa), Library Trends: Current Trends in Cataloging and Classification, 1953, Số 2 (2), tr.342-355.

Tác giả: Đinh Thúy Quỳnh

Nguồn: Tạp chí VHNT số 470, tháng 8-2021