Quản lý nguồn nhân lực trong cơ quan thông tin thư viện hiện đại

Hiện nay, công nghệ thông tin đang có những bước phát triển không ngừng, được ứng dụng rộng rãi trong hầu hết lĩnh vực của đời sống xã hội. Trong đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin đã làm thay đổi tư duy, diện mạo, phương thức hoạt động của nhiều cơ quan thông tin thư viện (TTTV). Một trong những hoạt động đầu tiên của sự biến đổi đó phải kể đến vấn đề quản lý nguồn nhân lực (NNL). Tuy nhiên, đại đa số NNL thiếu những phẩm chất, kỹ năng phù hợp với cơ quan TTTV hiện đại, làm ảnh hưởng nhiều đến chất lượng hoạt động trong việc đáp ứng nhu cầu thông tin của xã hội.

Nguyên nhân của thực trạng trên không nằm ngoài vấn đề nhận thức của bộ máy quản lý về tầm quan trọng của NNL. Việc chưa nhận thức sâu sắc, đúng đắn dẫn đến quản lý NNL kém hiệu quả.

Thứ nhất, thiếu chính sách phát triển nguồn nhân lực thể hiện qua các kế hoạch tuyển dụng, quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng NNL. Nhiều khi, việc tuyển dụng nhân sự chỉ là hình thức, còn chất lượng tuyển dụng kém; trong rất nhiều năm không có kế hoạch bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ, nhân viên; nhiều người tốt nghiệp các ngành khác chưa qua đào tạo về ngành TTTV và CNTT…

 Thứ hai, việc bố trí, sử dụng NNL chưa phù hợp. Nhiều cơ quan bố trí công việc không phù hợp với đội ngũ nhân viên, đại đa số làm tại một vị trí trong nhiều năm, cá biệt đến 10 năm không thay đổi.

Thứ ba, chưa có chính sách duy trì, tạo động lực cho NNL hay nói cách khác, những chính sách, chế độ góp phần duy trì, phát triển NNL là thiếu và yếu.

Để khắc phục thực trạng trên, các cơ quan TTTV cần chú ý đến các vấn đề:

Một là, xây dựng chính sách phát triển NNL thông qua việc lập kế hoạch tuyển dụng, kế hoạch điều chuyển và tuyển dụng theo quy trình. Việc lập kế hoạch tuyển dụng phải xuất phát từ nhu cầu của từng bộ phận và của cơ quan. Các nhu cầu này phải được dựa trên các căn cứ thực tế, có thể thiếu người do cán bộ nghỉ chế độ, cán bộ thuyên chuyển công tác…, phải xác định được mục đích, số lượng, yêu cầu tuyển dụng. Trong kế hoạch điều chỉnh NNL cần xác định số lượng nhân lực dư thừa, các biện pháp khắc phục. Có thể điều chuyển nhân lực từ bộ phận này sang bộ phận khác, cử đi bồi dưỡng nâng cao trình độ, động viên khuyến khích cho chuyển cơ quan, tinh giản biên chế…

Quy trình tuyển dụng phải được đảm bảo công khai, minh bạch thông qua việc thông báo, quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng. Các ứng viên được tuyển dụng phải là những người có đủ phẩm chất, năng lực: kiến thức, kỹ năng về phân tích, tổng hợp thông tin, tạo lập các sản phẩm thông tin, đánh giá, biến đổi thông tin…

 Một trong những thư viện đẹp và hiện đại trên thế giớiẢnh internet  

Hai là, tổ chức bố trí, sử dụng và đánh giá NNL một cách hợp lý. Đây là công việc mà người quản lý cần làm một cách cẩn trọng, cần bố trí, sử dụng đúng người, đúng việc, phù hợp với năng lực, sở trường của họ. Nếu không sẽ dẫn đến tình trạng không khuyến khích được người lao động làm việc có hiệu quả. Các ứng viên mới sẽ được bố trí đúng vào vị trí tuyển dụng. Và nhân viên mới có thể làm quen với công việc, người phụ trách trực tiếp phải có kinh nghiệm hướng dẫn. Bên cạnh đó, cần chú ý đến nguyện vọng của nhân viên cũ, chú ý đến việc luân chuyển cán bộ để nhân viên biết nhiều việc. Tránh tình trạng, sau một thời gian công tác nếu không được thi nâng ngạch hoặc được đào tạo lại nhân viên quên hết kiến thức, nhiều khi không trả lời được những câu hỏi của người dùng tin. Vô hình chung họ đã để mất đi vai trò cung cấp và phổ biến thông tin cho người dùng tin.

Để làm tốt công việc này, người quản lý cần lưu ý 3 nhóm nhiệm vụ khi tổ chức công việc/ lao động cho nhân viên.

Nhiệm vụ kinh tế: Để thực hiện nhiệm vụ này, phải biết kết hợp hiệu quả nhất các phương tiện kỹ thuật, phương pháp làm việc với con người trong quá trình lao động, nhằm không ngừng nâng cao năng suất, chất lượng lao động, giảm giá thành sản phẩm.

Nhiệm vụ tâm sinh lý: Đây là nhiệm vụ tạo điều kiện lao động ở mức tốt nhất phù hợp với khả năng của cơ quan, cải tiến lao động với mục đích đem lại khả năng lao động cao của con người và giữ gìn sức khỏe cho họ.

Nhiệm vụ xã hội: Tạo điều kiện cho con người phát triển toàn diện, biến lao động thành nhu cầu cuộc sống trên cơ sở kết hợp hài hòa giáo dục chính trị với giáo dục lao động.

 Sau một thời gian nhất định, cần tiến hành đánh giá năng lực và hiệu suất hoàn thành công việc của nhân viên. Đánh giá năng lực chuyên môn của cán bộ, viên chức theo khung tiêu chuẩn năng lực (bản yêu cầu chuyên môn). Đánh giá hiệu suất làm việc thông qua kết quả mà nhân viên đã thực hiện, đối chiếu với mục tiêu đã vạch ra, so sánh với kết quả của các nhân viên khác cùng thực hiện hoạt động đó. Kết quả đánh giá có thể được coi là kênh phản hồi, có tác dụng kiểm tra lại việc bố trí, sử dụng công việc đã phù hợp hay chưa, để kịp thời điều chỉnh.

Ba là, xây dựng chính sách duy trì và tạo động lực cho NNL. Người quản lý không chỉ chú ý đến việc yêu cầu nhân viên làm tốt công việc mà không quan tâm đến chế độ đãi ngộ thông qua hệ thống tiền lương, tiền thưởng, sự động viên, khuyến khích, tạo điều kiện thăng tiến, công tác đào tạo, bồi dưỡng, mối quan hệ bình đẳng và sự tín nhiệm… Chính những điều này sẽ đảm bảo cho các thành viên phát huy tốt nhất năng lực của mình.

 Chính sách duy trì, tạo động lực cho NNL phải được xây dựng trên cơ sở đồng thuận của các thành viên trong cơ quan, được thực hiện công khai, công bằng trên cơ sở đánh giá năng lực chuyên môn và hiệu suất công việc của họ. Cụ thể, việc khen thưởng, tăng lương, thăng tiến phải được tiến hành từ cơ sở thông qua các cuộc họp chuyên môn, công đoàn bộ phận để các thành viên tự đánh giá lẫn nhau (không có sự chỉ đạo, gợi ý từ cấp trên). Điều đó sẽ tránh được tình trạng mâu thuẫn, căng thẳng trong quá trình đánh giá. Việc đào tạo, bồi dưỡng nhân sự phải xuất phát từ sự hợp lý của nhu cầu trên cơ sở phân tích tổ chức, nhiệm vụ, cá nhân. Điều đó cho thấy sự khách quan trong việc cử nhân viên đi đào tạo. Mục đích cuối cùng của đào tạo, bồi dưỡng NNL trong cơ quan TTTV hiện đại là nâng cao trình độ lý luận chính trị, về quản lý, chuyên môn, ngoại ngữ, tin học cũng như phát triển về nhân cách, thể lực. Trong điều kiện hiện nay, công nghệ thông tin phát triển rất nhanh, ngoài những nội dung nêu trên, việc đào tạo, bồi dưỡng NNL cần phải chú ý đến nâng cao khả năng chuyên môn. Nhân viên không những làm chủ được máy móc hiện đại mà còn phải thích ứng nhanh chóng với sự thay đổi đó. Bên cạnh việc khen thưởng, tăng lương đến đào tạo, bồi dưỡng NNL, các cơ quan còn cần đảm bảo các lợi ích khác như: bảo hiểm y tế, chế độ nghỉ ngơi các ngày lễ, tết, chế độ hiếu, hỷ, về hưu, về mất sức…

Để thực hiện được các vấn đề nêu trên, yêu cầu trước tiên đặt ra đối với cán bộ quản lý cơ quan TTTV hiện đại là nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của NNL, đồng thời yêu cầu bản thân các cán bộ quản lý phải có trình độ chuyên môn, quản lý. Đối với các cán bộ quản lý trưởng thành từ công tác chuyên môn cần được đào tạo, bồi dưỡng những kiến thức cơ bản về khoa học quản lý. Đối với các cán bộ quản lý được điều chuyển từ lĩnh vực khác sang cần được đào tạo, bồi dưỡng về cả chuyên môn và quản lý, nhất là ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý.

Các yêu cầu đặt ra đối với các cán bộ quản lý cơ quan TTTV hiện đại sẽ được thực hiện triệt để khi có sự vào cuộc và chỉ đạo sát sao từ phía cơ quan quản lý cấp cao có liên quan, như Bộ VHTTDL, Bộ Nội vụ. Những đơn vị này sẽ giúp các cơ quan TTTV hiện đại có được các văn bản về tiêu chuẩn, chức danh đối với cán bộ quản lý để tuyển dụng, bổ nhiệm cán bộ quản lý phù hợp.

Từ những điều trình bày trên cho thấy, trong bối cảnh ứng dụng công nghệ thông tin, vấn đề quản lý NNL trong cơ quan TTTV hiện đại buộc phải thay đổi là hết sức cần thiết. Sự thay đổi này sẽ chú trọng và đề cao vai trò của NNL. Từ đó sẽ tạo điều kiện cho các cơ quan này hoạt động hiệu quả, khẳng định vị trí, vai trò không thể thiếu trong việc cung cấp, thỏa mãn thông tin đối với xã hội hiện đại.

Nguồn : Tạp chí VHNT số 389, tháng 11-2016

Tác giả : NGUYỄN THỊ LAN THANH