Phân tích hệ thống trong quản trị và phát triển nguồn lực thông tin

Trong những năm gần đây, nhiều hoạt động của các cơ quan thông tin – thư viện có nhiều thay đổi theo hướng phục vụ tốt nhu cầu thông tin của người dùng. Đến nay, nhiều cơ quan thông tin – thư viện đã xây dựng được những nguồn lực thông tin phong phú với vốn tư liệu đa dạng, các bộ sưu tập số, cơ sở dữ liệu thư mục và toàn văn cơ bản để phục vụ nhu cầu thiết yếu của người dùng thông qua mạng cục bộ (LAN), mạng diện rộng (WAN), internet. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, do chưa có được cách nhìn hệ thống, tổ chức và quản trị nguồn lực thông tin dựa trên cảm tính, kinh nghiệm, thiếu tính khoa học… nên hiệu quả của việc tạo lập, khai thác, sử dụng nguồn lực thông tin chưa cao. Vì vậy, việc nghiên cứu toàn diện để tìm kiếm các mô hình, phương thức quản trị nguồn lực thông tin là nhiệm vụ quan trọng và là công việc chuyên môn cần thiết, cấp bách đối với mỗi quốc gia.

1. Về ứng dụng phân tích hệ thống trong quản trị và phát triển nguồn lực thông tin

Những tình huống cần áp dụng phương pháp phân tích hệ thống thông tin – thư viện

Tư duy hệ thống sớm được áp dụng trong lĩnh vực thông tin – thư viện và được thể hiện trong nhiều công trình khoa học từ những năm 50. Trong lĩnh vực thông tin, phương pháp phân  tích hệ thống thường được áp dụng cho những tình huống: giải quyết những vấn đề thông tin hoàn toàn mới, ví như xác lập các hệ thống thông tin hỗ trợ cho quá trình quyết định trong nhiều lĩnh vực cạnh tranh, trong đó cần hình thức hóa vấn đề, xác định các tham số cần biết, nội dung, cấu trúc, thành phần nguồn lực thông tin; tìm kiếm giải pháp cho những vấn đề khủng hoảng thông tin, nơi cần có sự phối hợp giữa các mục tiêu với phương tiện để đạt kết quả; khi vấn đề có các quan hệ xung đột mà việc cải thiện công việc này làm tổn thất đến công việc khác. Trong bài toán đảm bảo thông tin, yêu cầu về độ đầy đủ và chính xác không thể đạt tới trạng thái lý tưởng, cần có cách nhìn hệ thống để đạt mức độ mang tính tối ưu; giải quyết những vấn đề phát triển nguồn lực thông tin ở quy mô ngành, khu vực, quốc gia vốn có nhiều phương án khó so sánh về giải pháp hoặc cách đạt tới một tập hợp các mục tiêu có quan hệ tương hỗ; những trường hợp hoạt động thông tin  thư viện đang hình thành các hệ thống hoàn toàn mới; trong các trường hợp đòi hỏi phải cải tiến, hoàn thiện, xây dựng lại quá trình thông tin hoặc quan hệ thông tin; vấn đề liên quan tới hiện đại hóa các cơ quan thông tin thư viện và phương thức quản lý; trong trường hợp phải tính đến những yếu tố không xác định, có tính chất may rủi đối với các quyết định cho tương lai, đối với nhiều dự án, kế hoạch hoặc chương trình phát triển về thông tin nói chung và nguồn lực thông tin nói riêng; lập kế hoạch hoặc soạn thảo các quyết định về xu hướng và chiến lược phát triển hoặc tiến hành cho tương lai xa (15-20 năm); xây dựng hệ thống kế hoạch hóa và quản lý tối ưu việc tạo lập, phát triển và khai thác nguồn lực thông tin trong lĩnh vực tri thức hoặc một ngành  kinh tế – kỹ thuật, trên một vùng lãnh thổ hoặc quốc gia.

Vận dụng phương pháp phân tích hệ thống trong quản trị nguồn lực thông tin

Trong số các nhiệm vụ phân tích hệ thống cần nhấn mạnh đến những nội dung như: cách diễn đạt vấn đề đúng đắn và rành mạch, biến vấn đề chưa cấu trúc hóa thành cấu trúc hóa ở mức độ thấp; tập hợp được những thông tin có liên quan để có được hình ảnh gần đúng khi nghiên cứu vấn đề và thiết kế cơ chế giải quyết vấn đề; đề ra nhiệm vụ cho hệ thống cơ chế giải quyết vấn đề để có thể xác định thành phần, phương pháp tác động và quan hệ qua lại của hệ thống với các hệ thống khác; soạn thảo phương án khả dĩ của hệ thống trong những điều kiện bên ngoài khác nhau để chuẩn bị cho thông tin cho việc ra quyết định; chọn con đường phát triển tối ưu cho hệ thống trong bất kỳ điều kiện bên ngoài nào cũng như những biến động trong tương lai; vạch mục tiêu phát triển cơ bản của đối tượng thông tin, chi tiết hóa các mục tiêu theo từng tổ chức và đơn vị cụ thể; xây dựng các tiêu chuẩn về hiệu quả hoạt động của hệ thống nguồn lực thông tin nói chung. Các tiêu chuẩn này nảy sinh từ vai trò của hệ thống trong phân công lao động xã hội. Tìm ra những quan hệ giữa các tiêu chuẩn về hiệu quả hoạt động thông tin trong hệ thống kinh tế xã hội; thiết lập mối quan hệ giữa các mục tiêu của hệ thống nguồn lực thông tin với những phương tiện đạt mục tiêu đó, với tiềm lực mà hệ thống có hoặc sẽ có, từ đó tìm ra quy tắc chuẩn bị quyết định theo yêu cầu sử dụng tối ưu tiềm năng có trong tay; xây dựng chương trình phát triển cụ thể của hệ thống nguồn lực thông tin theo các tiêu thức như: ngành, lãnh thổ, các tổ chức, lĩnh vực tri thức, loại hình nguồn lực thông tin… trên cơ sở sử dụng tối ưu các tiềm lực của hệ thống để đạt được mục tiêu; kiểm tra hiệu quả tác động qua lại giữa các phân hệ của hệ thống nguồn lực thông tin, phát hiện những chỗ không cân đối, điểm yếu để tìm biện pháp khắc phục; xem xét hiệu quả tổ chức quản lý, vạch ra chức năng và cơ cấu của các cơ quan quản lý, biện pháp hoàn thiện công tác quản lý đối với nguồn lực thông tin; phát hiện và lý giải các biện pháp hoàn thiện mối quan hệ qua lại, cơ chế tương tác và phương thức khuyến khích trao đổi nguồn lực thông tin; mô hình hóa các mục tiêu xây dựng hệ thống nguồn lực thông tin, diễn tả cơ cấu chức năng, lập kế hoạch xây dựng và ứng dụng cho từng giai đoạn cụ thể; đề ra những phần nhiệm vụ mà hệ thống nguồn lực thông tin phải thực hiện cùng với mối quan hệ, lựa chọn các tiêu chuẩn về tính tối ưu trong các hệ thống thông tin có quan hệ qua lại với nhau; thiết kế cơ chế và cơ quan quản lý nguồn lực thông tin cho phù hợp với những nhiệm vụ phải đảm nhận.

Trong bối cảnh bùng nổ thông tin với sự gia tăng số lượng và đa dạng nội dung, không gian… đã đặt ra cho lĩnh vực thông tin – thư viện những vấn đề và thách thức mới. Tổng chi phí cho hoạt động thông tin – thư viện ngày càng tăng, song vấn đề khủng hoảng thông tin với những biểu hiện yếu kém như: không gian thông tin chưa được hình thành, tỷ lệ ngoài kiểm soát và trùng lặp, có nguy cơ tăng lên, ô nhiễm thông tin… Rõ ràng, bài toán thông tin cần giải quyết theo hướng tư duy hệ thống như các nhà khoa học hệ thống đã sớm khẳng định trong nhiều công trình, như của Leimkuhler (1). Thông tin của phân tích hệ thống rất đa dạng. Vì vậy, không thể tránh khỏi sự tồn tại của nhiều hệ phương pháp khác nhau trong phân tích hệ thống. Tuy nhiên, có những quy luật khách quan và nguyên tắc được phát hiện tạo ra cơ sở cho phương pháp luận của phân tích hệ thống.

Vấn đề phát triển nguồn lực thông tin số trong các cơ quan thông tin – thư viện hiện nay

Bước sang TK XXI, nguồn lực thông tin điện tử trở thành xu thế phát triển chủ đạo trong xã hội thông tin nói chung và ngành thông tin – thư viện nói riêng. Ý tưởng đầu tiên về nguồn lực thông tin điện tử được ông Vanner Bush đưa ra tại một hội thảo khoa học ở Viện Công nghệ Massachusertte (Mỹ) vào năm 1945 (2). Sau đó 17 năm, vào năm 1962 cơ sở dữ liệu (CSDL) đầu tiên với tên gọi Nhan đề hóa học (Chemical Tittles) ra đời tại Hoa Kỳ. Tiếp theo đó, năm 1971 đánh dấu sự ra đời của tài liệu số, năm 1998 sách số (ebook) đã xuất hiện tại thư viện công cộng. Năm 1999 NetLibrary bắt đầu bán sách số cho các thư viện. Năm 2008 các thư viện bắt đầu cho mượn thiết bị đọc tài liệu số. Năm 2010 sách số đã trở nên thịnh hành trong các thư viện ở Bắc Mỹ: 94% thư viện trường đại học, 72% thư viện công cộng, 33% thư viện trường học sử dụng sách số.

Tại CHLB Nga, bắt đầu từ những năm 90, các chương trình phát triển nguồn lực thông tin tự động hóa đã được bàn thảo và có giải pháp tổ chức triển khai. Hướng ưu tiên là tạo lập và phát triển các nguồn lực thông tin điện tử, đảm bảo việc tiếp cận qua mạng internet, xây dựng các thư viện điện tử. Theo định hướng trên, hàng loạt chương trình và dự án được tiến hành trên toàn nước Nga: chương trình nước Nga điện tử được thực hiện từ năm 2002 đến năm 2010, dự án phát triển tổ hợp nguồn lực thông tin toàn Nga – ROSINFORESURXU, xây dựng mục lục liên hợp Nga về các tài liệu khoa học kỹ thuật (KHKT)… (3). Một loạt thư viện lớn ở Nga xây dựng các dự án riêng trong lĩnh vực xây dựng và phát triển các nguồn tin điện tử phổ cập và thu được nhiều kết quả đáng khích lệ. Nhằm phát triển hệ thống thư viện số, các nhà khoa học Nga đang nghiên cứu dự án Phương hướng chính nhằm phát triển mạng lưới thư viện số toàn Liên bang Nga giai đoạn 2011 – 2020 (4) với mục đích tạo lập một nguồn lực thông tin số mà mỗi công dân có thể nhận được dịch vụ miễn phí cho tất cả những loại hình tài liệu số hóa được lưu trữ tại bất kỳ thư viện nào của Nga.

Tại Trung Quốc, trong số nhiều dự án về phát triển các mạng thông tin và nguồn lực thông tin điện tử, có thể kể đến dự án Xây dựng thư viện số thử nghiệm ở Trung Quốc và Xây dựng thư viện điện tử quốc gia Trung Quốc…

Ở Việt Nam, ngay từ giữa những năm 80, một số cơ quan thông tin – thư viện đã thực hiện các thực nghiệm đầu tiên trong việc xây dựng và khai thác các CSDL (5). Thời gian qua không ít cơ quan thông tin – thư viện đã có những nỗ lực để xây dựng các phần nguồn lực thông tin số như: Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia thực hiện việc số hóa một khối lượng tài liệu báo cáo các kết quả nghiên cứu được giao nộp và phấn đấu tới năm 2015 trở thành tập đoàn dịch vụ công về thông tin khoa học công nghệ. Trong đó có ngân hàng dữ liệu quốc gia cung cấp thông tin khoa học công nghệ cần thiết cho các doanh nghiệp, tổ chức khoa học công nghệ; Viện Thông tin Khoa học xã hội thuộc Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam; Thư viện Quốc gia Việt Nam. Thư viện Quốc gia thực hiện việc xây dựng CSDL toàn văn đối với nguồn tài liệu luận án khoa học thu thập được; Trung tâm  Thông tin – Thư viện và Nghiên cứu khoa học Văn phòng Quốc hội xây dựng CSDL toàn văn đối với nguồn tài liệu văn bản pháp luật; Trung tâm Thông tin khoa học quân sự Bộ Quốc phòng vừa hoàn thành dự án thư viện số dùng chung trong Bộ Quốc phòng (Dự án thực hiện từ 2008 – 2011) xây dựng CSDL thư mục đối với hầu hết tài liệu hiện có ở các thư viện trong toàn quân và CSDL toàn văn đối với các tài liệu nội sinh đặc thù của mỗi thư viện; tại khu vực các trường đại học lớn như: Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học Quốc gia TP.HCM, Đại học Kinh tế Quốc dân,… có các dự án số hóa tài liệu xây dựng kho tài nguyên học tập phục vụ việc giảng dạy và đào tạo.

2. Giải pháp áp dụng phân tích hệ thống trong quản trị nguồn lực thông tin

Khi xem xét phát triển nguồn lực thông tin trong không gian nhất định cần thực hiện xu thế tích hợp thể hiện ở 4 mặt:

Tích hợp các giá trị thông tin: hoạt động thông tin – thư viện tạo ra một chuỗi giá trị gia tăng khác nhau. Những giá trị này được tạo ra ở đầu vào, ở quá trình xử lý và quá trình tạo lập các sản phẩm/dịch vụ ở đầu ra. Như vậy, cần phải quản lý thông tin trong các hệ thống theo quan điểm tích hợp chứ không đơn lẻ theo từng công đoạn, thao tác nghiệp vụ.

Tích hợp về chức năng: nhiều cơ quan thông tin thư viện vẫn chưa vượt khỏi giới hạn tự trị trong hoạt động của một đơn vị tư liệu – thư viện. Cơ quan thông tin thư viện phải là chủ thể kiến tạo ra nguồn lực thông tin đóng góp vào chương trình phát triển nguồn lực thông tin của đất nước. Điều này có ý nghĩa quan trọng khi đất nước đang tích cực hội nhập và trong giai đoạn cuối của quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa.

Tích hợp về tổ chức: không gian thông tin trong từng địa bàn nói riêng và toàn quốc nói chung là thống nhất, do vậy việc chia sẻ và trao đổi nguồn lực thông tin giữa các đơn vị là cần thiết. Để chia sẻ thông tin cần một cơ chế và phương tiện hữu hiệu. Phải làm sao để nhiều cơ quan thông tin trong mạng lưới trao đổi tích cực, có thể truy cập từ xa tới những thông tin được lưu giữ ở các loại khổ mẫu khác nhau (multi media formats).

Tái thiết kế và tái cấu trúc cơ quan thông    tin: nhiều cơ quan thông tin trong hệ thống thông tin được thiết kế và trang bị trong hoàn cảnh của tổ chức thông tin tập trung, theo mô hình phân cấp cứng (Hierachy). Trong điều kiện hiện nay, xu thế phân tán trong tổ chức của hệ thống thông tin chuyên môn đang thịnh hành và chứng tỏ là mô hình năng động hiệu quả, do vậy, các cơ quan thông tin trên từng địa bàn khảo sát tích hợp thành hệ thống, trang bị và cấu trúc lại để thích ứng với môi trường mới – phân tán và chia sẻ thông tin.

Trong thời đại ngày nay, thông tin là nguồn lực quan trọng trong phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội với khả năng sử dụng và khai thác mạnh mẽ. Thông tin là nguồn lực then chốt trong các tổ chức, ngành, quốc gia cùng với nguồn nhân lực, tài chính và nguồn lực hữu hình khác. Thông tin cũng là loại hàng hóa đặc biệt và một vấn đề trung tâm để hình thành thị trường thông tin. Thông qua quản trị có hiệu quả nguồn lực thông tin và hệ thống thông tin của tổ chức, các nhà quản lý trong tổ chức có thể: tăng thêm giá trị cho các dịch vụ cung cấp tới khách hàng người dùng tin trong từng lĩnh vực; giảm thiểu rủi ro trong hoạt động; giảm chi phí trong quá trình hoạt động và cung cấp dịch vụ thông tin thư viện; khuyến khích đổi mới quá trình hoạt động trong nội bộ các cơ quan thông tin thư viện và cung cấp dịch vụ thông tin thư viện cho các đối tượng người dùng tin.

Khi xem xét phát triển nguồn lực thông tin trong các tổ chức cần chú ý tới nhiều nguồn thông tin do tổ chức sở hữu và thông tin từ bên ngoài mà tổ chức có thể truy cập được vào. Những nguồn thông tin có nhiều dạng khác nhau và thường được định dạng số hóa để lưu trữ và truyền đi. Sự phong phú về thông tin, dữ liệu cùng với khả năng kịp thời khai thác chúng đã mang đến những năng suất và chất lượng mới cho công tác quản lý, hoạt động kinh doanh, phát triển sản xuất và dịch vụ… Nhưng cùng với sự phát triển ngày càng nhanh của xã hội, thì yêu cầu về thông tin trong các loại hoạt động, đặc biệt là trong việc làm quyết định, càng đòi hỏi chất lượng cao hơn. Trong bối cảnh đó cần các công cụ khoa học mới để những trở ngại trong quá trình đưa thông tin thành nguồn lực được tháo gỡ. Do vậy, phân tích hệ thống trong nghiên cứu và quản trị nguồn lực thông tin có thể đóng vai trò quan trọng đến sự phát triển và là xu hướng tất yếu của lịch sử ngành trong giai đoạn hiện nay.

____________

1. Leimkuhler F. F., System Analysis in University Libraries, College & Research Libraries, 1966, p.10-18.

2. Nguyễn Hữu Hùng, Vannevar Bush và những vấn đề thời sự của khoa học thông tin, Tạp chí Hoạt động khoa học, 2006.

3, 4. Antopolsky A. B., Questions of development of navigating systems on scientific and technical  information resources, Russian Digital Libraries Journal, 2003.

5. Nguyễn Hữu Hùng, Phát triển thông tin khoa học công nghệ để trở thành nguồn lực, Nxb Văn hóa Thông tin, Hà Nội, 2005, tr.599-612.

Nguồn : Tạp chí VHNT số 396, tháng 6-2017

Tác giả : PHẠM THỊ THU HƯƠNG