Xây dựng và phát triển văn hóa quản lý trong quản lý tổ chức

Ngày nay, các tổ chức phải đối mặt
với những thách thức từ môi trường bên
ngoài và sự thay đổi nội bộ đòi hỏi các
nhà lãnh đạo, quản lý phải điều chỉnh
hành vi của họ để thích ứng với những
thách thức và thay đổi này. Văn hóa quản
lý (VHQL) chính là cách ứng xử như thế
nào trong quá trình quản lý, biểu hiện ra
bên ngoài bằng các giá trị vật chất và
phi vật chất. VHQL có vai trò rất quan
trọng trong hoạt động của một tổ chức.

VHQL là gì?

VHQL là một bộ phận quan trọng của văn hóa nói chung, có những đặc thù về nội dung, cấu trúc và biểu hiện, xuất hiện như là sự tích hợp không thể tách rời của văn hóa với lãnh đạo, quản lý. Bản thân các khái niệm văn hóa, quản lý thường có nhiều cách định nghĩa khác nhau, nhiều cách tiếp cận khác nhau.

Văn hóa được coi là tổng thể những nét riêng biệt tinh thần và vật chất, trí tuệ và tình cảm, quyết định bản sắc của một xã hội hay của một nhóm người trong xã hội. Văn hóa là chỉnh thể hữu cơ các hoạt động của con người, sáng tạo nên hệ thống các giá trị vật chất và tinh thần, đáp ứng những nhu cầu của con người, phù hợp với kiểu lựa chọn đặc trưng của các nhóm và cộng đồng người khác nhau. Chính hệ thống các giá trị này chi phối cách ứng xử, giao tiếp của cộng đồng, làm cho cộng đồng này có đặc thù riêng biệt.

Quản lý là một loại hoạt động thực tiễn đặc biệt của con người, trong đó các chủ thể tác động lên các đối tượng bằng các công cụ và phương pháp khác nhau, thông qua quy trình quản lý nhất định, nhằm thực hiện một cách hiệu quả nhất các mục tiêu của tổ chức trong điều kiện biến động của môi trường.

Nhiều năm qua, VHQL của các tổ chức đã được các tác giả nước ngoài phân tích trong bối cảnh văn hóa tổ chức. Để tăng hiệu quả các hoạt động của tổ chức, sự tương tác hiệu quả với các đối tác và môi trường xã hội khác, cần phải chú ý nhiều hơn đến nội dung VHQL.

VHQL chính là cách ứng xử như thế nào trong quá trình quản lý, biểu hiện ra bên ngoài bằng các giá trị vật chất và phi vật chất. VHQL có vai trò rất quan trọng trong hoạt động của một tổ chức, đơn vị; thể hiện ở các chức năng định hướng; điều chỉnh; kiểm tra, đánh giá và động viên, cố kết.

VHQL thúc đẩy, điều chỉnh, nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động quản lý cũng như hiệu quả tổ chức, vận hành hệ thống cơ cấu tổ chức, hạn chế các tác động tiêu cực của biến đổi xã hội.

VHQL góp phần điều chỉnh các quan hệ, có khả năng làm “mềm hóa” những căng thẳng không cần thiết nảy sinh trong quá trình quản lý tổ chức, góp phần củng cố niềm tin của nhân viên vào các giá trị lý tưởng đã lựa chọn, đẩy mạnh quá trình đổi mới tổ chức, thúc đẩy sự sáng tạo và nhạy bén với cái mới; nâng kinh nghiệm quý báu đã được đúc kết lên thành quy tắc đối nhân xử thế, khái quát hóa thành hệ thống giá trị, chuẩn mực, triết lý lãnh đạo, quản lý.

Vì sao phải xây dựng phát triển VHQL?

 Nhìn chung thì quản lý con người rất phức tạp so với quản lý tổ chức, quản lý công việc… Mặt khác, tất cả mọi hoạt động của một đơn vị đều liên quan đến con người, do đó nếu quản lý tốt sẽ đem lại hiệu quả hoạt động cho tổ chức, đơn vị ấy. Theo quan điểm của tác giả thì quản lý con người tốt là phải động viên, khai thác triệt để những tiềm năng của họ, làm cho họ tự nguyện tham gia thực hiện các nhiệm vụ được giao một cách nhiệt tình, qua đó tạo được hiệu quả công việc như mong muốn. Hiện nay, quản lý con người gặp các thách thức và khó khăn sau:

Một là, quan hệ xã hội hiện nay rất phức tạp, mỗi cá nhân đảm nhiệm nhiều vai trò, vị trí với những quan hệ đan xen khác nhau, với những hệ giá trị, chuẩn mực khác nhau. Nhà quản lý cần phải biết tôn trọng những khác biệt đó.

Hai là, sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và công nghệ hiện nay làm thay đổi chính ngay con người và các quan hệ con người, các phương thức hoạt động của con người. Muốn không trở thành lạc hậu, nhà quản lý phải không ngừng vươn lên, tìm tòi những phương thức quản lý con người mới thích ứng với những điều kiện mới.

Ba là, con người phát triển đến một trình độ văn hóa cao, có kiến thức rộng, thông tin nhiều chiều, thường xuyên đổi mới… khiến con người “thông thái” hơn, nên làm quản lý cũng đòi hỏi phải hết sức “thông thái”.

Bốn là, bối cảnh toàn cầu hóa và hội nhập cũng đem lại những thách thức lớn cho công tác quản lý con người, trong quá trình đạt tới chuẩn mực quốc tế và làm sâu sắc thêm bản sắc văn hóa dân tộc (1).

Vai trò của người quản lý, lãnh đạo trong VHQL

Xây dựng, phát triển VHQL vào quá trình quản lý tổ chức phải bắt đầu từ xây dựng VHQL của lãnh đạo. VHQL của lãnh đạo biểu hiện văn hóa tổ chức của tổ chức đó, các thành viên trong tổ chức sẽ học tập và làm theo lãnh đạo từ tác phong làm việc đến ngôn ngữ trong giao tiếp ứng xử với mọi người.

Người đứng đầu của tổ chức phải vừa là người lãnh đạo, vừa là người quản lý. Người lãnh đạo biết sử dụng những khả năng của các cán bộ dưới quyền mình để chuẩn bị cho những giải pháp quản lý tối ưu. Đây cũng là điểm khác biệt giữa lãnh đạo và quản lý. Đối với người quản lý, việc nhận biết nội dung và tiến trình của công việc, thu thập thông tin và xử lý thông tin trước khi ra quyết định quản lý rất quan trọng. Người lãnh đạo cần nắm rõ năng lực của từng cán bộ dưới quyền mà có sự sắp xếp, bố trí cũng như triển khai công việc có hiệu quả và khai thác được tối đa sức mạnh tiềm năng của mỗi con người nằm trong sự lãnh đạo của mình. Chính điều này đôi khi còn buộc người lãnh đạo không chỉ cần chú ý tới đặc điểm quan trọng của mỗi con người trong đời sống xã hội, mà còn phải chú ý đến cả những chuyện riêng tư của họ. Từ đây có thể thấy, phẩm chất quan trọng nhất của người lãnh đạo là biết tìm cách tiếp xúc riêng với mỗi người cấp dưới, hoặc chung hơn là năng lực làm việc với con người.

Người lãnh đạo trong quản lý luôn giữ vai trò nòng cốt cho các quyết định quản lý và các quan hệ quản lý. Vai trò này được thể hiện không chỉ ở khâu ra quyết định quản lý, mà còn xuyên suốt cả tiến trình thực hiện quyết định đó. Nếu không thấy rõ vai trò này, người quản lý sẽ dễ rơi vào chỗ mất phương hướng khi lựa chọn quyết định quản lý, cũng như con đường phát triển tiếp theo của đơn vị do mình quản lý.

Howard Gardner gọi lãnh đạo là “một cá nhân mà có ảnh hưởng đến suy nghĩ, cảm xúc và/ hoặc hành vi của con người thông qua lời lẽ hoặc minh chứng cá nhân”. Lãnh đạo như là sự tác động có nghệ thuật đến con người sao cho họ tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu để đạt được những mục tiêu đã đề ra. Lãnh đạo là định hướng chiến lược, sự chỉ dẫn, điều khiển, ra lệnh và đi trước. Chính yếu tố đi trước này đòi hỏi rất nhiều phẩm chất ưu việt của người lãnh đạo mà những người bình thường không thể có được (2).

Trách nhiệm cơ bản của người lãnh đạo không hoàn toàn ở việc thực thi quyết định quản lý, mà là ở chỗ bảo đảm cho hoạt động đúng hướng, có sự hợp đồng giữa các phòng riêng lẻ hay các cá nhân trong tổ chức để tạo thành một tập thể thống nhất trong việc thực hiện mục tiêu đã đề ra.

Nội dung và cách thức xây dựng phát triển VHQL

Nội dung xây dựng và phát triển VHQL trong quá trình quản lý tổ chức là phát triển các giá trị văn hóa mà tổ chức chọn lọc, tiếp nhận đồng bộ và đều khắp vào bốn loại hình chủ yếu: quản lý, điều hành nhiệm vụ, công việc; xử lý các mối quan hệ nội bộ tổ chức; quản lý, kiểm soát môi trường tác động từ bên ngoài; cải tiến, điều chỉnh phong cách của đội ngũ cán bộ quản lý.

Cách thức thực hiện giải pháp gồm 4 bước sau:

Bước 1: Xây dựng, phát triển VHQL vào việc quản lý, điều hành nhiệm vụ công việc. Người lãnh đạo, quản lý phải: Làm đúng việc theo chức năng, nhiệm vụ của đơn vị; biết phân cấp, phân quyền, phân nhiệm hợp lý; biết tập trung và dồn sức vào những nhiệm vụ ưu tiên, không lơi lỏng các việc khác. Làm việc “đúng”, tuân thủ nghiêm túc quy tắc, quy trình, quy phạm đối với các loại việc. Làm việc có hiệu quả, xét trên các mặt chính trị, kinh tế, xã hội; thực hiện công việc đạt được kết quả cao nhất với chi phí thấp nhất.

Bước 2: Xây dựng, phát triển VHQL vào xử lý các mối quan hệ nội bộ tổ chức. Xây dựng nếp sống và làm việc theo luật pháp, theo quy chế, tạo ra kỷ cương trong nội bộ; mọi người biết tôn trọng lễ nghi, quy định của cơ quan, đơn vị. Mọi thành viên trong cơ quan, đơn vị sống bao dung với nhau; tin cậy, yêu thương, chia sẻ (biết chấp nhận cái khác của đối tác, đồng nghiệp); gắn kết giữa các thành viên trên tinh thần tập thể, trong đó từng cá nhân đều cố gắng hoàn thành bổn phận, trách nhiệm của mình.

Bước 3: Xây dựng, phát triển VHQL trong quản lý, kiểm soát môi trường tác động từ bên ngoài. Thấy trước các nguy cơ, khó khăn, các thách thức tác động vào tổ chức, đề ra các biện pháp giải quyết tránh được rủi ro, đạt hiệu quả cao nhất. Nhận thức và tranh thủ tận dụng thời cơ thuận lợi của tổ chức, tìm ra được đối tác, đồng minh; củng cố, phát triển các mối quan hệ hợp tác cùng có lợi. Có quyết tâm thi đua, cạnh tranh tích cực để đạt được những kết quả mới.

Bước 4: Phát triển VHQL vào việc cải tiến, điều chỉnh phong cách cán bộ quản lý. Người lãnh đạo, quản lý xây dựng quyền uy bằng năng lực, phẩm chất của mình chứ không phải bằng thủ đoạn, âm mưu. Biết lắng nghe ý kiến mọi người, bàn bạc dân chủ song phải có sự quyết đoán, có bản lĩnh giải quyết vấn đề trước các tính huống khó khăn. Phát hiện được tinh hoa trong tổ chức; biết lựa chọn, bồi dưỡng, phát huy năng lực, kinh nghiệm cho lớp cán bộ trẻ. Động viên, khen thưởng kịp thời; phê bình, kỷ luật có lý, có tình trên tinh thần thẳn thắn, chân thành, công tâm (3).

Điều kiện thực hiện xây dựng và phát triển VHQL

Trong một tổ chức, đặc biệt là những tổ chức làm hoạt động kinh tế có quy mô lớn, là một tập hợp những con người khác nhau về trình độ chuyên môn, trình độ văn hóa, mức độ nhận thức, quan hệ xã hội, vùng miền địa lý, tư tưởng văn hóa… chính sự khác nhau này tạo ra một môi trường làm việc đa dạng và phức tạp. Bên cạnh đó, với sự cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường và xu hướng toàn cầu hóa, buộc các tổ chức, doanh nghiệp để tồn tại và phát triển phải liên tục tìm tòi những cái mới, sáng tạo và thay đổi cho phù hợp với thực tế. Vậy làm thế nào để tổ chức, doanh nghiệp trở thành nơi tập hợp, phát huy mọi nguồn lực con người, làm gia tăng nhiều lần giá trị của từng nguồn lực con người đơn lẻ, góp phần vào sự phát triển bền vững.

Các nhà quản lý đóng vai trò quan trọng trong quá trình hình thành và phát triển VHQL của tổ chức. Họ phải thực hiện vai trò là người đề xướng, hướng dẫn các nỗ lực thay đổi; xác định sứ mệnh, hoạch định tầm nhìn, truyền bá sứ mệnh và tầm nhìn đến mỗi thành viên để tạo niềm tin và nỗ lực cho họ thực hiện.

Các nhà quản lý phải thiết lập một cơ sở hạ tầng tổ chức tốt bên cạnh việc cải thiện môi trường làm việc lành mạnh trong tổ chức. Ở đó, người quản lý có khả năng lãnh đạo tốt, biết cách tạo được sự tương tác nhóm và thỏa mãn được các mối quan hệ cá nhân tại nơi làm việc. Các quyết định về công tác chuyên môn thường được đưa ra bởi một nhóm, thay vì bởi một cá nhân duy nhất.

Để duy trì giao tiếp cởi mở và phối hợp tốt hơn, cũng như tránh các xung đột có thể xảy ra, người ta phải dựa vào vai trò của các nhà lãnh đạo để thúc đẩy nhóm thực hiện mục tiêu của tổ chức. Phổ biến nhu cầu thay đổi, viễn cảnh tương lai cho toàn thể nhân viên cùng chia sẻ, từ đó động viên tinh thần, tạo động lực để có sự đồng thuận, hiểu rõ vai trò, vị trí, quyền lợi và trách nhiệm trong việc nỗ lực tham gia xây dựng tổ chức. Sự thay đổi sẽ ảnh hưởng đến đời sống các thành viên nên họ cần được biết sự thay đổi đó sẽ đem lại điều tốt đẹp cho mình. Sự động viên, khuyến khích sẽ dễ dàng hơn khi mọi người được biết vai trò của mình là đóng góp và xây dựng tương lai tổ chức.

 Những lãnh đạo có tầm nhìn rõ ràng, hành vi nhất quán, biết khuyến khích và hỗ trợ nhân viên… sẽ có đủ sức thuyết phục, được cấp dưới thừa nhận, tin phục. Tất cả điều đó có thể ảnh hưởng đến sự hài lòng công việc của nhân viên.

Kết luận

VHQL trong một tổ chức rất quan trọng, đóng vai trò lớn trong việc tổ chức đó có phải là nơi hạnh phúc và lành mạnh để làm việc hay không. Thông qua việc truyền đạt và thúc đẩy tầm nhìn của tổ chức cho cấp dưới; các nhà quản lý, lãnh đạo nhận được sự thừa nhận của họ về tầm nhìn, có thể ảnh hưởng đến hành vi và thái độ làm việc của họ. Khi có sự tương tác tốt giữa người lãnh đạo và cấp dưới, sẽ có những đóng góp cho giao tiếp và hợp tác nhóm, khuyến khích cấp dưới hoàn thành nhiệm vụ và mục tiêu được giao bởi tổ chức, từ đó giúp tăng cường sự hài lòng trong công việc.

________________

1. Veinhardt,J. và Andriukaitiene, Management Culture as Part of Organizational Culture in the Context of Corporate Social Responsibility Implementation (Văn hóa quản lý như một phần của văn hóa tổ chức trong bối cảnh thực hiện trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp), Kinh tế và Xã hội học, 2017, 10 (3).

2. Howard Gardner và Emma Laskin, Leading Minds: An Anatomy of Leadership (Tư duy lãnh đạo: Giải phẫu về khả năng lãnh đạo), Đại học Harvard, 2011.

3. Pranas Žukauskas, Management Culture and Corporate Social Responsibility (Văn hóa quản lý và trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp), IntechOpen, 2018.

Tác giả: Nguyễn Thanh Bình

Nguồn: Tạp chí VHNT số 461, tháng 5-2021