Quản trị tri thức và vai trò của trung tâm thông tin-thư viện đại học

         Quản trị tri thức đang là một xu hướng phát triển rất mạnh mẽ đối với nền kinh tế tri thức, trong nhiều mô hình kinh doanh, doanh nghiệp và các tổ chức giáo dục. Trung tâm thông tin thư viện trường đại học, với vai trò là nơi lưu trữ, phát triển nguồn thông tin học liệu phục vụ người dạy và học, nếu phát huy được vai trò của mình sẽ là hạt nhân cơ bản để quản trị tri thức của trường học góp phần phát triển sự nghiệp giáo dục ở Việt Nam.

       Từ những năm 90 TK XX, các nền kinh tế phát triển bắt đầu có sự dịch chuyển sang nền kinh tế tri thức. Trong đó, việc sáng tạo, truyền tải, lưu trữ, phát triển và sử dụng tri thức chi phối toàn bộ các hoạt động kinh tế, khoa học và công nghệ, lực lượng sản xuất trực tiếp. Lý thuyết về quản trị con người dần dần được thay thế bằng lý thuyết quản trị tri thức. Việc thực hành quản trị tri thức được thực hiện sẽ giúp cho các doanh nghiệp và nền kinh tế phát triển mạnh mẽ, có tính kế thừa. Quản trị tri thức là một quá trình, một công cụ quản lý hiệu quả nhằm chia sẻ, thu nhận, lưu giữ, lựa chọn, sáng tạo tri thức và cung cấp đúng người, đúng nơi, đúng lúc nhằm nâng cao hiệu quả quyết định, hiệu quả thực thi và khả năng thích ứng của tổ chức.

1. Quản trị tri thức

Có nhiều cách hiểu về quản trị tri thức, dưới đây là một số định nghĩa:

Quản trị tri thức bao gồm một loạt chiến lược và thực hành được sử dụng trong một tổ chức để xác định, tạo ra, đại diện, đóng góp và có thể duy trì những kiến thức và kinh nghiệm. Những kiến thức và kinh nghiệm đó kết hợp với tri thức, được cá nhân hoặc tổ chức đưa vào ứng dụng, thực hành(1).

Cũng có những định nghĩa khác phổ biến trên internet, qua Wikipedia (2): Quản trị tri thức là quá trình của việc quản lý một cách cẩn trọng tri thức để đáp ứng các nhu cầu hiện hữu, để nhận ra và khai thác những tài sản tri thức hiện có và có thể đạt được và để phát triển những cơ hội mới; hay: Quản trị tri thức là quá trình hệ thống của việc nhận dạng, thu nhận và chuyển tải những thông tin và tri thức mà con người có thể sử dụng để sáng tạo, cạnh tranh và hoàn thiện…

Có một câu hỏi được đặt ra: quản trị tri thức là gì hay chỉ là mốt quản lý nhất thời, được thiết kế để giữ các nhà tư vấn hay các nhà tổ chức hội nghị và định hướng khách hàng tiềm năng. Cũng có thể đặt ra câu hỏi là liệu quản trị tri thức là một phép ẩn dụ hữu ích hay một công cụ mới hỗ trợ các cơ quan tổ chức trong môi trường mới mà họ phải đối mặt với trong những năm đầu TK XXI này. Việc quản trị tri thức trong doanh nghiệp và các cơ quan tổ chức ít nhiều cũng có sự đồng thuận, mặc dù cũng còn không ít vấn đề đang được đặt ra để tranh luận. Mặt khác, sự đồng thuận xã hội dựa trên tri thức trong xã hội thông tin toàn cầu có thể xác định giá trị, sáng tạo và phát triển tài sản kiến thức của tổ chức và cá nhân. Cũng có nhiều cuộc tranh luận cho rằng rằng kiến thức đã trở thành một công cụ cạnh tranh chính của nhiều doanh nghiệp. Drucker (3) đã mô tả kiến thức (chứ không phải là vốn hay lao động) là nguồn lực kinh tế chỉ có ý nghĩa quan trọng trong xã hội tri thức, và Senge (4) đã cảnh báo rằng nhiều tổ chức không thể hoạt động như các tổ chức dựa trên kiến thức, bởi vì họ không thể duy trì khả năng học tập. Công ty phải đổi mới hoặc chết, và khả năng học hỏi, thích nghi và thay đổi trở thành một năng lực cốt lõi cho sự sống còn. Các lực lượng của công cuộc toàn cầu hóa, trong đó có công nghệ và tri thức của các nền kinh tế mới nổi, đang tạo ra một cuộc cách mạng buộc các tổ chức phải tìm kiếm những cách thức mới để tái tạo lại mình.

         Các loại tri thức

Theo Polanyi (5) và Saint Onge (6), có hai loại tri thức: Tri thức hiện: có thể hiểu là phần tri thức cứng, được hiện hữu thông qua các con số, văn bản được chia sẻ một cách chính thống và hệ thống hóa theo định dạng dữ liệu, các chỉ số kỹ thuật, hướng dẫn… Tri thức hiện là một phần của đời sống hàng ngày, được hiện hữu thông qua các trang sách, hướng dẫn, kỷ yếu, bài báo…, do đó loại tri thức này có thể dễ dàng nắm bắt và chia sẻ thông qua các khóa học hoặc tự đọc tài liệu.

Tri thức ẩn: hay còn được gọi là tri thức mềm như hệ tư tưởng, quan điểm và cảm nhận, rất khó diễn đạt và chính thức hóa, do vậy nó cũng khó chia sẻ. Tri thức ẩn cũng bao gồm các kỹ năng và bí kíp trong mỗi cá nhân và khó có thể chia sẻ một cách dễ dàng. Loại tri thức này thường được tổng hợp sau một vài năm. Tri thức ẩn cũng là một kiểu nắm giữ tri thức. Nó bao gồm một số dạng như lược đồ, mô hình tư duy, niềm tin và nhận thức trong bộ não con người, khó chia sẻ nhưng có thể nắm bắt nếu được đưa ra (7).

         Các chủ đề chính của quản trị tri thức

Một nghiên cứu của Delphi Consulting Group Inc., trong đó bao gồm 36 nhà cung cấp, hơn 650 người đánh giá và người sử dụng các giải pháp quản trị tri thức, tiết lộ rằng 28% các công ty hiện đang sử dụng một số hình thức quản trị tri thức, và dự đoán 70% sẽ sử dụng trong vòng bốn năm tới. Trên cơ sở đó, ứng dụng quản trị tri thức có thể được dự kiến sẽ leo thang về số lượng trong vòng bốn năm tới (8) nghiên cứu một số dự án quản trị tri thức và cung cấp một cái nhìn sâu sắc trong phạm vi và tính chất của các dự án quản lý tri thức hiện đang được thực hiện. Nhiều tổ chức, như Dow Chemical đã tìm cách chứng minh rằng, quản trị tri thức có thể ảnh hưởng đến lớp cuối cùng bằng cách bắt đầu với các giải pháp điều chỉnh nhanh chóng từng bộ phận, hơn là cố gắng để có một mô hình quản trị tri thức toàn diện ngay lập tức. Dow Chemical bắt đầu với một dự án liên quan đến hệ thống hóa các thông tin về 30.000 bằng sáng chế của công ty (9) đã phân loại trên cơ sở xác định bốn loại mục tiêu của dự án:

Để tạo ra kho kiến thức, lưu trữ cả kiến thức và thông tin, thường dưới hình thức tài liệu, bao gồm cấu trúc kiến thức nội bộ, chẳng hạn như các báo cáo nghiên cứu, và tiếp thị sản phẩm vật liệu theo định hướng kỹ thuật và phương pháp.

Để cải thiện khả năng truy cập tri thức, hoặc để cung cấp truy cập đến kiến thức hay để tạo điều kiện chuyển giao giữa các cá nhân, ở đây nhấn mạnh vào việc truy cập, kết nối và chuyển giao, và các công nghệ như hệ thống hội nghị truyền hình, quét tài liệu và chia sẻ các công cụ và mạng lưới bưu chính, viễn thông là trung tâm. Có thể là một nỗ lực để tạo ra một kho kiến thức đó, hoặc nhấn mạnh có thể được thay vì truy cập vào các cá nhân nắm giữ hoặc có thể cung cấp kiến thức. Mạng lưới chuyên gia xác định thường là một phần của dự án như vậy. Thành công với truy cập nâng cao kiến thức sẽ không thể đạt được mà không có địa chỉ các định mức, tổ chức và các giá trị của mối quan hệ giữa kiến thức và quyền lực.

Để nâng cao môi trường tri thức, để môi trường đó thuận lợi tạo ra tri thức hiệu quả hơn, chuyển giao và sử dụng. Điều này liên quan đến việc giải quyết vấn đề định mứcvà giá trị tổ chức có liên quan đến kiến thức. Ví dụ, một tổ chức đã tìm cách nâng cao nhận thức của tri thức trong các mối quan hệ khách hàng và cam kết, nếu được chia sẻ, có thể nâng cao hiệu suất tổ chức. Các tổ chức khác tập trung vào kiến thức liên quan đến hành vi của nhân viên, ví dụ, đóng góp kiến thức cơ bản cấu trúc của tổ chức thu hút các phần thưởng và tiền thưởng đáng kể. Một tổ chức đã thêm quyết định để đánh giá làm thế nào nhân viên áp dụng kiến thức trong các quyết định quan trọng. Các tổ chức khác, chẳng hạn như Harris Corporation còn đi xa hơn và nhận ra rằng quản trị tri thức thành công là phụ thuộc vào cấu trúc và văn hóa: cấu trúc phân cấp quản lý và một nền văn hóa khuyến khích sáng tạo cá nhân. Trong các tổ chức quốc tế, có một thách thức thực sự liên quan đến việc thiết lập một nền văn hóa tổ chức vượt qua nền văn hóa quốc gia, điều này chỉ có thể đạt được bằng cách chuyển lòng trung thành của nhân viên từ đất nước của họ đến tổ chức.

Để quản trị tri thức như một tài sản, và nhận ra giá trị của kiến thức cho một tổ chức. Tài sản, chẳng hạn như công nghệ được bán theo giấy phép hoặc có giá trị tiềm năng, cơ sở dữ liệu khách hàng và các bộ phận chi tiết danh mục sản phẩm điển hình của tài sản vô hình của công ty mà giá trị có thể được chỉ định. Đánh giá kiến thức khác có thể được thực hiện trên cơ sở kiến thức tăng doanh thu và giảm chi phí. Ví dụ, Skyrme và Amidon (10) đề xuất các kiến thức đó có thể được đo bằng cách sử dụng bảng điểm cân bằng phát minh bởi Kaplan và Norton (11). Sử dụng bảng điểm cân bằng, một tổ chức có giá trị trên bốn chiều, và không chỉ đơn giản về hiệu quả tài chính của nó. Bốn chiều là: khách hàng, quá trình nội bộ, đổi mới học tập và tài chính. Các phương thức đo lường ở tọa độ đổi mới và học tập thường có thể cải thiện được hoạt động quản trị tri thức.

2. Vai trò của các trung tâm thông tin – thư viện đại học trong việc quản trị tri thức.

Trường đại học là một môi trường tạo ra nhiều loại tri thức mới, thu nhận từ nhiều nguồn khác nhau và áp dụng trong các môi trường đa dạng.

Những đặc điểm của tri thức liên quan đến môi trường giáo dục đại học bao gồm: sự kiện, quan điểm, ý tưởng, lý thuyết, nguyên tắc, mô hình, thực nghiệm, giá trị, thông tin ngữ cảnh, các khoa chuyên môn, quan điểm của nhân viên và trực giác. Vì trực giác của chúng ta được hình thành trên nền tảng tri thức, nên đóng một vai trò quan trọng làm thay đổi và phát triển xã hội dựa vào nguồn nhân lực có chất lượng cao được đào tạo bài bản. Vai trò của các trường đại học là quan tâm đến việc phát triển một nền kinh tế tri thức chuyên sâu, bao gồm cả việc mở rộng tri thức, phát triển thêm thông tin và tri thức trong tất cả mọi lĩnh vực hoạt động.

Quản trị tri thức trong trường đại học là một tổ hợp của bất kỳ một cấu trúc hoặc quá trình nào. Nhờ có quản trị tri thức mà tri thức sẽ được quản lý, chia sẻ và giúp các thành viên trong nhà trường (lãnh đạo, giảng viên, cán bộ, sinh viên) tiếp nhận để tạo ra của cải vật chất cho xã hội, cũng như tiếp tục phát triển môi trường học tập tốt hơn.

Trung tâm thông tin – thư viện đại học, với vai trò là nơi thu thập, bảo quản và phổ biến thông tin, tri thức tới người sử dụng cần phải tập trung vào một số vai trò để nâng cao vị thế của mình trong môi trường giáo dục đại học ngày nay, cụ thể (12).

Quản lý: liên quan đến các hệ thống quản lý dữ liệu sinh viên, giảng viên, hệ chuyên gia, các chương trình học và học liệu tương ứng.

Lập kế hoạch chiến lược: thường khái niệm này được áp dụng nhiều trong các mô hình kinh doanh, nhưng cơ quan thông tin thư viện cũng cần định hướng và dự báo xu hướng phát triển của các môn học, ngành học để có thể phát triển các nguồn tài nguyên, học liệu đảm bảo phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu, đào tạo.

Tập trung vào sinh viên và các nhà nghiên cứu: điều đặc biệt quan trọng là tìm hiểu được như cầu và mong muốn tri thức của sinh viên và các nhà nghiên cứu vì chính họ sẽ là một bộ phận quan trọng sáng tạo ra tri thức mới.

Hệ thống quản trị thông tin và phân tích: hệ thống này liên quan đến việc phan loại, lựa chọn và định dạng các loại dữ liệu, thông tin và phân tích các khóa học một cách thường xuyên.

Hệ thống quản trị nhân viên: để kiểm trình độ, các khóa học, khả năng của nhân viên từ đó có thể định hướng đào tạo bổ sung, phát huy năng lực sáng tạo của nhân viên một cách tốt nhất.

Hệ thống quản lý các kết quản học tập: Dựa vào phân tích các kết quả học tập để điều chỉnh khóa học, tài liệu và phương pháp hợp lý.

Mục tiêu dài hạn của các hệ thống này là định hướng và rèn luyện cho sinh viên những kỹ năng và kiến thức để họ có thể phát triển quá trình học tập suốt đời của mình. Thông qua quản trị tri thức, Trung tâm thông tin – thư viện đại học cần thể hiện tốt vai trò quan trọng của mình trong dây chuyền giáo dực đào tạo của đơn vị mình. Đây cũng là một hướng nghiên cứu mới để các thủ thư tại thư viện đại học phát triển trong tương lai.

_______________

1. Peel, Janet, Knowledge management, Orange Apple, New Delhi, ISBN: 9788132325499.

2. Website: vi.wikipedia.org, 10-7-2012.

3. Drucker, P.F., The age of social transformation, The Altantic Monthly, November, 1994.

4. Senge, P., The fifth discipline: The art and practice of the learning organization, Doubleday, New York, NY, 1990.

5. Polanyi, M., The tacit dimension, Routledge, London, 1996.

6. Saint Onge, H., Tacit knowledge: the key to the strategic alignment of intellectual capital, Strategy and leadership, Vol.24, No.2, 1996, pp.10-16.

7. Nonaka, I. and Takeuchi, H., The knowledge creating company: how Japanese companies create the dynamics of innovation, Oxford University Press, New York, NY, 1995.

8, 9. Davenport, T. and Hansen, M., Knowledge management at Andersen consulting, Harvard Business Press, Boston, MA, 1999.

        10, 11, 12. Ron Jantz, Knowledge management in academic libraries: special tools and processes to support information professionals, “Reference service review”, Vol.29, No.1, 2001, pp.33-39.

Nguồn : Tạp chí VHNT số 338, tháng 8-2012

Tác giả : Trịnh Khánh Vân